57stee Provinciaal Toernooi te Menen

Van de provincie West-Vlaanderen ontving onze secretaris volgend schrijven :

Het toernooi wordt verspreid over vijf sessies.

Graag had ik erop gewezen dat het wenselijk is dat alle korpsen reeds bij de ontvangst, van de sessie waaraan zij deelnemen, aanwezig zijn. Op zaterdag is de ontvangst om 16.30 uur, op zondag vindt de ontvangst om 14.00 uur plaats.

1. Aankomst (OC ‘t Ghelandt—Menen)

   Alle materiaal (kleine instrumenten, kledij, enz.) uitgezonderd het zware materiaal (slagwerk) kan gedeponeerd worden in het lokaal dat u zal worden aangewezen door een afgevaardigde van het plaatselijk muziekkorps.
   Net voor het optreden kunnen de zware instrumenten binnengebracht worden via de rechtstreekse toegang tot het podium (via aanhangwagen of vrachtwagen), gelegen aan de zuid-oostzijde van het centrum. Deze instrumenten worden pas binnengebracht wanneer het desbetreffende korps het podium klaarzet voor zijn optreden, hiervoor worden een aantal mensen per korps aangeduid door de dirigent (zie verder bij punt 3 Toernooi).
   Er is voldoende parkeerruimte in de omgeving van het ontmoetingscentrum.
   De muzikanten kunnen de hoofdingang gebruiken waar ze onmiddellijk het gereserveerde lokaal kunnen bereiken.
   Het meewerkend muziekkorps zal een 65-tal lessenaars ter beschikking stellen. Mocht dit voor uw korps onvoldoende blijken, dan dient u het ontbrekend aantal zelf mee te brengen. Ik verzoek u de lessenaars die u zelf meebrengt duidelijk te tekenen zodat dit bij het ontruimen van het podium geen problemen veroorzaakt.
   
   

2. Ontvangst
   
   Voor de aanvang van elke sessie wordt, in de vergaderzaal nr.1 van het ontmoetingscentrum, een ontvangst aangeboden aan de juryleden, de leden van de provinciale adviescommissie voor instrumentale muziek, vertegenwoordigers van het stadsbestuur Menen en twee afgevaardigden van de muziekverenigingen.
   Het aanvangsuur voor zaterdag is vastgesteld om 16.30 uur en voor de zondag om 14.00 uur.
   Tijdens de ontvangst zal nog wat informatie verstrekt worden over het verloop van het toernooi. Bij deze gelegenheid wordt u verzocht vijf exemplaren van de directiepartituur van het keuzewerk aan de secretaris van de jury te overhandigen.
   Dit moeten allemaal originele exemplaren zijn. Indien een korps toch beslist om niet-originele directiepartituren aan te wenden dienen dit duidelijk leesbare kopies te zijn. Bij gebruik van kopies berust het risico op een aanvaring met Sabam of de uitgeverij volledig bij de korpsen. Alle directiepartituren worden ter plaatse aan de jury overhandigd. Indien u reeds eerder partituren opgestuurd heeft, mag dit aantal daarvan afgetrokken worden.
   
   
3. Toernooi
   
   Volgens de volgorde van optreden dienen de korpsen zich naar de controle te begeven. Deze controle zal gebeuren in het lokaal “foyer” gelegen naast het podium. De nodige richtlijnen worden ter plaatse gegeven door leden van het meewerkend korps.
   Voor het optreden van zijn eigen korps zal elke dirigent de nodige schikkingen treffen voor de opstelling van zijn muzikanten. Tegelijkertijd kunnen de slagwerkinstrumenten opgesteld worden.
   Het is daarom aangewezen dat de muzikanten die door de dirigent voor deze taak zijn aangeduid, zich eerst bij de controle aanmelden om daarna het podium klaar te zetten.
   Ieder lid moet in het bezit zijn van zijn/haar identiteitsbewijs (indien dit gezien zijn/haar leeftijd wettelijk verplicht is).
   Het zou mij een genoegen doen indien de secretaris van het korps dat zich voor de controle aanbiedt, zich bij de verantwoordelijke van de controle zou melden in het bijzonder voor de controle op de jongeren die nog niet in het bezit moeten zijn van een identiteitskaart. Na de controle en op het sein van een lid van de controle, nemen de muzikanten plaats op het podium.
   Wat het stemmen van de instrumenten en het inspelen betreft, kan elk korps dit doen in de Studio (vooraan in het o.c.). Op andere plaatsen is dit niet toegelaten omdat noch het optredende korps noch het publiek gestoord mogen worden. Het is tevens verboden om tijdens de optredens de zaal te betreden of te verlaten.
   De circulatie tussen de kleedkamers, voordrachtzaal en podium, gebeurt via de tentoonstellingszaal (gelijkvloerse verdieping). Indien dit niet mogelijk blijkt omwille van de infrastructuurwerken, zal dit de dag zelf meegedeeld worden op het ontvangstmoment ‘welke de te volgen weg is’.
   De naam van het optredend korps, de uit te voeren werken en de naam van de dirigent worden van op het podium aangekondigd. Na de afroeping van zijn naam, begeeft de dirigent zich naar zijn plaats en gaan alle muzikanten staan. Pas op het sein van de dirigent gaan ze weer zitten.
   Er wordt gevraagd dat het opkomen van de muzikanten zeer ordelijk zou verlopen (per instrumentengroep). Na de uitvoering verlaten de muzikanten hun plaats en worden de zware instrumenten weggehaald en onmiddellijk terug in hun respectievelijk vervoermiddel (vrachtwagen, aanhangwagen) geplaatst. Dit gebeurt via de grote poort aan de achterzijde van het podium. De muzikanten nemen de kleine instrumenten mee naar het lokaal dat voor hun korps gereserveerd is.
   Ik herhaal nogmaals dat het tijdens de optredens niet toegelaten is de zaal binnen te komen of te verlaten. Om de muzikanten en het publiek toe te laten de zaal te verlaten of binnen te komen wordt aan de dirigenten gevraagd om tussen de werken een korte pauze in te lassen. De presentator maakt hiervan gebruik om het volgende werk aan te kondigen.
   Voor de korpsen die dat wensen kan voor het eerste werk een kort inspeelstuk uitgevoerd worden van maximum drie minuten. U gelieve dit mee te delen tijdens de ontvangst.
   
   
4. Pauze
   
   Op alle sessies (zowel op zaterdag als op zondag is er geen pauze voorzien. Het wisselen van de korpsen zal reeds voldoende tijd in beslag nemen waardoor een extra pauze overbodig wordt.
   
   
5. Proclamatie
   
   Na het optreden van het laatste korps trekt de jury zich terug om te delibereren. Daarna volgt de proclamatie door de vertegenwoordiger van het provinciebestuur.
   
   
6. Receptie
   
   Zodra de uitslag bekend is, wordt een kleine receptie aangeboden aan diverse prominenten.
   Daarop zijn ook twee afgevaardigden van uw korps uitgenodigd (dirigent en voorzitter). Tijdens deze receptie hebben zij de gelegenheid om een kort onderhoud te hebben met de juryleden over het optreden van het korps. Tijdens dit moment zullen de directiepartituren teruggegeven worden aan de dirigent. Ik wil er in dat verband op wijzen dat de uitslag zelf (behoud, opname of degradatie) niet ter discussie staat tijdens dit onderhoud. De uitslag wordt door de jury vastgelegd en onderworpen aan bekrachtiging door de bestendige deputatie. Tegen die beslissing is geen beroep mogelijk.
   
   
7. Podium
   
   In tegenstelling tot voorgaande jaren wordt er niet meer met verschillende niveaus gewerkt op het podium.

Ik ben ervan overtuigd dat de toernooisessie waarop uw korps zal optreden dankzij uw welwillende medewerking, een voortreffelijke muzikale avond of namiddag zal zijn en waardig zal verlopen.

Ten slotte wil ik u vragen er bij de muzikanten op aan te dringen om zoveel mogelijk aanwezig te zijn in de zaal terwijl de andere korpsen optreden.

Als bijlage (zie volgende bladzijde) vindt u de volgorde waarin de korpsen op het toernooi zullen aantreden en in welke volgorde ze hun werken zullen spelen.

Hoogachtend,

Namens de bestendige deputatie,

Ludo Valck

Directeur.

terug naar hoofdpagina "'t Partituurke najaar 2004"